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Gestion des contrats ESN

Gestion des contrats ESN : régie, forfait et échéances sous contrôle

Un contrat de régie qui arrive à échéance sans être renouvelé, un avenant oublié, un TJM qui ne correspond plus à la réalité facturée : la gestion des contrats ESN de Vought centralise vos contrats de régie et de forfait, leurs avenants et leurs échéances pour éviter ces angles morts.

Fiche d'un contrat de régie dans Vought : client, consultant, statut, numéro de commande, taux journalier et conditions de paiement

Pourquoi les contrats sont un point sensible pour une ESN

Une ESN gère simultanément des contrats de régie, des contrats au forfait et parfois des contrats de sous-traitance avec des consultants indépendants ou d'autres ESN partenaires. Chacun de ces contrats a ses propres règles : TJM, durée, conditions de renouvellement, modalités de facturation.

  • Liste des contrats dans Vought avec le type (régie ou forfait), les dates de début et de fin, le client, la ressource, le statut et le tarif actif

    Une référence unique pour toutes les équipes

    Quand ces contrats sont dispersés entre des dossiers partagés, des e-mails et des signatures papier, il devient difficile de savoir en un coup d'œil quels contrats arrivent à échéance, lesquels nécessitent un avenant, ou quel TJM appliquer à telle mission. Le contrat de régie ou le contrat au forfait doit rester la référence unique utilisée par les équipes commerciales, opérationnelles et financières.

  • Liste des contrats dans Vought avec la ressource affectée, le client et le statut

    Sous-traitance : des conditions à bien distinguer

    À cela s'ajoutent les contrats de sous-traitance, quand une mission implique un consultant indépendant ou une autre ESN partenaire : les conditions négociées avec ce partenaire (TJM, durée, modalités de facturation) doivent être distinguées de celles négociées avec le client final, tout en restant reliées à la même mission.

    Sans structuration claire, cette distinction repose sur la mémoire des équipes commerciales et opérationnelles, ce qui devient risqué dès que plusieurs personnes interviennent sur un même dossier au fil du temps. Un contrat mal identifié, un TJM de sous-traitance confondu avec celui facturé au client, ou une échéance de reconduction non anticipée peuvent avoir un impact direct sur la marge d'une mission.

Des contrats connectés aux CRA et à la facturation

Le TJM, les avenants, le plafond de jours et les conditions de paiement définis dans un contrat sont directement repris par les modules Gestion des CRA et Gestion du Chiffre d'Affaires : l'activation d'un contrat de régie génère les CRA du consultant sur ce contrat, et chaque facture reste cohérente avec les conditions négociées.

Pour en savoir plus, consultez nos pages dédiées au logiciel CRA et au logiciel facturation ESN.

CRA validé dans Vought et facture correspondante, rattachés à la même référence de contrat

Ce que permet la gestion des contrats ESN de Vought

  • Contrats de régie et de forfait centralisés

    Client, consultant, dates, TJM, numéro de commande et e-mails de facturation : chaque contrat de régie ou de forfait est centralisé dans Vought, avec extraction OCR possible depuis le document.

  • Rappels de fin de contrat

    Trente jours avant la date de fin, Vought envoie un e-mail de rappel au consultant et à l'équipe finance. À échéance, le contrat passe automatiquement au statut Terminé.

  • Avenants et renouvellements

    Modification de tarif, prolongation ou modification contractuelle : chaque avenant est rattaché au contrat d'origine. Un contrat actif ou terminé se renouvelle en un clic.

  • TJM, plafond de jours et paiement

    Chaque contrat porte son TJM, son nombre maximal de jours et ses conditions de paiement, directement utilisés par les modules CRA et facturation.

  • Bons de commande pour le forfait

    Les contrats au forfait regroupent leurs bons de commande, par lignes ou par périodes, avec le suivi du montant déjà facturé et restant à facturer.

  • Accès maîtrisés par rôle

    Le module Gestion des Utilisateurs et Rôles définit qui peut créer, modifier, renouveler ou annuler un contrat.

Une échéance surveillée, pas oubliée

Chaque contrat porte une date de fin. Trente jours avant, Vought envoie automatiquement un e-mail de rappel au consultant et à l'équipe finance : vous pouvez ainsi anticiper un renouvellement, une prolongation par avenant ou une renégociation plutôt que de le découvrir a posteriori. Une fois la date passée, le contrat passe de lui-même au statut Terminé.

Cette anticipation compte particulièrement pour les contrats de régie à tacite reconduction, où l'absence de décision avant la date butoir engage l'ESN pour une nouvelle période, parfois à des conditions qui ne correspondent plus à la réalité de la mission.

Tableau des contrats arrivant à échéance dans Vought avec le client, la date de fin et le nombre de jours restants

Ils pilotent leur activité avec Vought

  • Business Partners
  • Yama Consulting
  • Virtuosys
  • Neologix

Questions fréquentes sur la gestion des contrats ESN

Vought gère-t-il les contrats de régie et de forfait ?

Oui. Les contrats de régie portent leur TJM, leur plafond de jours et leurs avenants ; les contrats au forfait portent leurs bons de commande. Ces conditions sont ensuite utilisées par les CRA et la facturation.

Peut-on suivre les dates d'échéance des contrats ?

Oui. Chaque contrat affiche sa date de fin, et Vought envoie un e-mail de rappel au consultant et à l'équipe finance trente jours avant l'échéance. Une fois la date passée, le contrat passe automatiquement au statut Terminé.

Comment sont gérés les avenants à un contrat ?

Vought distingue trois types d'avenants : modification de tarif, prolongation et modification contractuelle. Chacun est rattaché au contrat d'origine, et le TJM applicable à une date donnée est recalculé automatiquement pour la facturation.

Comment renouveler un contrat arrivé à échéance ?

Depuis la fiche d'un contrat actif ou terminé, le bouton Renouveler crée un nouveau contrat en brouillon qui reprend le client, le consultant et les conditions d'origine, modifiables avant activation.

Qui peut modifier un contrat dans Vought ?

Les droits de création, de modification, de renouvellement et d'annulation des contrats sont définis par rôle grâce au module Gestion des Utilisateurs et Rôles.

Guides pratiques & bonnes pratiques

Des conseils concrets pour structurer vos CRA, vos contrats et votre facturation.

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