Dans la vie d'une Entreprise de Services du Numérique (ESN), l'acquisition d'un nouveau progiciel de gestion intégré (ERP / PSA) engage l'organisation pour de nombreuses années.
Sans formalisation claire des besoins, le projet risque de dériver : démonstrations commerciales séduisantes mais inadaptées au quotidien, oubli de fonctionnalités indispensables (gestion des astreintes Syntec, autofacturation des freelances) ou explosion des délais de déploiement.
Pour comparer objectivement les offres du marché et garantir le succès de votre projet, la rédaction d'un cahier des charges ERP structuré est la première étape incontournable.
Voici la méthodologie pas à pas et le modèle type complet prêt à être adapté à votre ESN.
1. La structure type du Cahier des Charges ERP en 5 sections
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│ PLAN TYPE DU CAHIER DES CHARGES ERP ESN │
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│ 1. PRÉSENTATION DE L'ESN & CONTEXTE DU PROJET │
│ • Effectif actuel, répartition des consultants, nombre de filiales. │
│ • Outils actuels utilisés (Excel, logiciels historiques) et irritants. │
│ • Objectifs stratégiques (gain de temps ADV, fiabilisation du staffing).│
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│ 2. GRILLE DES BESOINS FONCTIONNELS (Les 6 modules métiers) │
│ • Module 1 : CRM, Gestion des offres et des contrats cadres. │
│ • Module 2 : Staffing, Plan de charge et Dossiers de compétences. │
│ • Module 3 : CRA mobile, Validation hiérarchique et Congés Syntec. │
│ • Module 4 : Notes de frais, OCR justificatifs et Refacturation client. │
│ • Module 5 : Facturation automatisée, Factur-X 2026 et Relances. │
│ • Module 6 : Pilotage financier, TACE, CJM et Marge par mission. │
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│ 3. EXIGENCES TECHNIQUES & SÉCURITÉ │
│ • Hébergement cloud souverain en France / UE, conformité RGPD. │
│ • API REST ouverte et connecteurs comptables (Pennylane, Sage). │
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│ 4. PRESTATIONS ATTENDUES & CALENDRIER │
│ • Reprise de l'historique des données, formation et support utilisateur.│
│ • Délai de déploiement cible (ex : mise en production sous 15 jours). │
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│ 5. MODALITÉS DE RÉPONSE & GRILLE D'ÉVALUATION │
│ • Barème de notation sur 100 points et calendrier des soutenances. │
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2. La grille d'évaluation fonctionnelle détaillée à remplir
Pour chaque fonctionnalité, demandez à l'éditeur de positionner sa couverture :
- S (Standard) : Couvert nativement sans paramétrage complexe.
- P (Paramétrable) : Nécessite une configuration par l'administrateur.
- D (Développement) : Nécessite un développement spécifique payant.
- N (Non couvert) : Fonctionnalité non disponible.
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│ EXIGENCE FONCTIONNELLE ESN │ COUVERTURE│
├─────────────────────────────────────────────────────────────────┼──────────┤
│ **Module CRA & Temps :** │ │
│ • Saisie des temps sur application mobile (jours / demi-jours) │ [S/P/D/N]│
│ • Gestion des astreintes et heures supplémentaires Syntec │ [S/P/D/N]│
│ • Signature électronique sécurisée du client final intégrée │ [S/P/D/N]│
│ │ │
│ **Module Facturation & Réglementaire :** │ │
│ • Génération en 1 clic des factures de régie à partir des CRA │ [S/P/D/N]│
│ • Format Factur-X profil EN 16931 natif (PDF + XML structuré) │ [S/P/D/N]│
│ • Suivi des plafonds de bons de commande (Purchase Orders) │ [S/P/D/N]│
│ │ │
│ **Module Staffing & Compétences :** │ │
│ • Plan de charge visuel Timeline (Capacity Planning à 6 mois) │ [S/P/D/N]│
│ • Génération automatique de dossiers de compétences PDF charte │ [S/P/D/N]│
│ • Moteur de recherche multicritères de compétences (Matching) │ [S/P/D/N]│
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3. La grille de notation globale des éditeurs (Sur 100 points)
| Critère d'évaluation | Poids (%) | Points |
|---|---|---|
| Couverture fonctionnelle métier ESN native | 40 % | 40 pts |
| Ergonomie et simplicité d'usage (Mobile & Web) | 20 % | 20 pts |
| Coût Total de Possession (TCO sur 3 ans sans frais cachés) | 20 % | 20 pts |
| Délai et simplicité de déploiement (< 15 jours) | 10 % | 10 pts |
| Sécurité, hébergement français et qualité du support client | 10 % | 10 pts |
| TOTAL GÉNÉRAL : | 100 % | 100 pts |
4. Ce que Vought ERP couvre dans ce cahier des charges
Conçu pour les sociétés de conseil et ESN de 5 à 200 collaborateurs, Vought ERP couvre le cœur opérationnel d'un cahier des charges ESN :
- CRA, contrats et facturation reliés dans un seul outil, avec relances automatiques des CRA et des factures impayées.
- Synchronisation Pennylane et PayFit pour éviter la ressaisie comptable et paie.
- Facturation électronique : Vought n'est pas une plateforme agréée ; il prépare des données de facturation propres, transmises ensuite par votre plateforme.
